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Les systèmes de suggestions, c’est bon ou pas ?

Par Cynthia Lavoie

Comme toute chose, je crois que ce qui est fait, mérite d’être bien fait. C’est la même chose pour un système de suggestions. Ce genre de système a souvent été malaimé, mais souvent à cause de sa mauvaise gestion et d’un manque flagrant de discipline.

La discipline avant tout

En PME, les systèmes de suggestions sont souvent utilisés pour améliorer les façons de faire, mais aussi pour s’assurer que les employés s’approprient les objectifs de l’entreprise. Dans les grandes entreprises, on vise surtout l’obtention d’idées hors de l’ordinaire qui pourraient rapporter gros (Carrier 1998). Peu importe la taille de votre entreprise, quelques petits trucs pour une implantation réussie, que votre système soit sur papier ou informatisé :

  • Divisez les « boîtes » par thématique : problème de production, de matière première, de santé sécurité, de planification, etc.
  • Utilisez des « coachs d’idées » : ce ne sont pas tous les employés qui ont du talent pour exprimer leurs idées, les « coachs d’idées » peuvent les aider à bien les présenter.
  • Exposez les problèmes que l’entreprise aimerait régler : Par exemple, vous pourriez choisir une thématique par mois et demander à vos employés de donner des idées sur ce thème ou ce problème.
  • Activez le système : il est de votre responsabilité de le garder vivant. Lancez des défis, faites des concours, désignez une personne responsable, incorporez le système aux rencontres de gestion hebdomadaire.

Ayez un processus d’évaluation et de sélection des idées

  • D’abord, permettez à tous de s’exprimer, même s’ils ne connaissent pas bien l’entreprise ou le problème en cause.
  • Écoutez les idées et aidez vos employés à les rendre clairs pour tous.
  • Faites évaluer les idées au niveau des coûts et gains potentiels par des gens qui connaissent le problème, mais qui sont aussi ouverts d’esprit.
  • Ayez des critères de décision précis et constants en ligne avec la vision et les objectifs de l’entreprise.
  • Faites une sélection des idées via un comité, idéalement multidisciplinaire.
  • Soyez disciplinez : C’est souvent à ce niveau que le bas blesse, mais c’est la clé. Souvent, les échecs au niveau des systèmes de suggestions partent d’un manque de temps, qui se transforme en l’oubli total du système, mise à part la petite boîte avec son inscription « boîte à suggestions ». Pour ne pas que le système tombe, assurez-vous que la structure et le processus d’évaluation et de sélection est incorporé à votre gestion. Par exemple, incorporez un point à l’ordre du jour de chacune de vos rencontres de gestion ou de direction pour en discuter.

Un système de suggestions demande non seulement de bonnes idées, mais surtout de la discipline, mais les avantages en valent la peine!

Carrier, C. (1998). « Employee Creativity and Suggestion Programs: An Empirical Study. » Creativity and Innovation Management 7(2): 62-72.

 

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