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Documenter vos projets de RS&DE, un cauchemar ?

par Line Munger
présidente de  Munger et associés Inc.

Crédit d'impôt RS&DE, munger et associés

Documenter vos projets de RS&DE est un cauchemar ? Vous trouverez dans cet article un aperçu des « meilleures pratiques d’affaires » (MPA) en la matière afin de faciliter vos démarches dans le futur.

  • Avez-vous déjà reçu des recommandations de l’Agence de revenu du Canada (ARC) en regard de la tenue de votre documentation appuyant vos projets de Recherche Scientifique & Développement Expérimental (RS&DE)?
  • Y-a-t-il des projets qui ont été coupés en tout ou en partie faute de preuves suffisantes?
  • Vous a-t-on reproché le manque de lien entre les activités et les dépenses?

Si c’est votre cas, vous comprenez maintenant l’importance cruciale d’avoir une bonne documentation, des preuves suffisantes et  bien structurées pour appuyer les activités et les dépenses d’un projet RS&DE.

OBLIGATIONS DU CONTRIBUABLE À ÉTABLIR SES PREUVES RS&DE

L’ARC établit que, lorsque l’on réalise un projet de RS&DE :

« Il importe que le contribuable tienne une documentation datée indiquant les objectifs initiaux du projet, les progrès du travail et ses modalités d’exécution, ainsi que les conclusions qui en sont tirées. »

(Source : Circulaire d’information 86-4R3 Rev. 94 de l’ARC)

« Il est important de conserver des preuves (p. ex., renseignements, registres, documentation) afin de justifier que les travaux de RS&DE ont été exécutés et que les dépenses déductibles ont été engagées. »

« Vous devez tenir des registres complets et organisés à l’appui des dépenses demandées. »

(Source : Guide pour le formulaire T661 T4088(F) Rév. 10)

Depuis janvier 2009, il n’est plus possible de présenter sa liste de documents ou preuves disponibles de façon personnalisée.  Nous devons maintenant cocher, parmi une liste de preuves préétablies dans le formulaire T661 (F) 10, celles que nous détenons qui peuvent être présentées lors d’une vérification comptable et/ou scientifique.

Les preuves et documents listés dans ce formulaire sont assez génériques en regard d’un processus normal de réalisation d’un projet de recherche scientifique (recherche pure ou appliquée) ou de développement expérimental (travaux entrepris dans l’intérêt du progrès technologique en vue de créer de nouveaux matériaux, dispositifs, produits ou procédés ou encore d’améliorer, même légèrement, ceux qui existent).

NOUVELLES NORMES DE VÉRIFICATION DE L’ARC

On constate que ces preuves, aux yeux de l’ARC, ont une grande importance pour appuyer les activités de RS&DE.  En effet, on a pu percevoir clairement dans des vérifications scientifiques vécues ces 2 dernières années que, par exemple, le « Document de planification de projet » était crucial pour démontrer que l’entreprise avait bien l’intention de faire de la RS&DE et que la démarche prouvait l’investigation systématique.  Qu’elle avait également bien identifié ses obstacles ou incertitudes technologiques en début de projet.

Il n’est toutefois pas nécessaire d’avoir chacun de ces documents.  Seuls les documents pertinents et essentiels pour bien appuyer votre projet sont nécessaires.  En fait la documentation contemporaine datée, signée et spécifique aux travaux effectués est la meilleure preuve que vous puissiez fournir.  Il est très important de comprendre que ce n’est pas le type de preuve qui détermine l’admissibilité des travaux mais bien le contenu de cette preuve qui déterminera sa pertinence.

JUSTIFICATIONS DES DÉPENSES DE RS&DE DEMANDÉES

Les preuves servent entre autres choses à déterminer les points suivants :

  • Qui a travaillé à la RS&DE, pour combien de temps et à faire quoi?
  • En quoi les travaux demandés étaient nécessaires afin d’atteindre le « progrès technologique » recherché?
  • Quelle quantité de matériaux consommés ou transformés ont été utilisés, pourquoi et comment on en a-t-on disposé?
  • Dans le cas de contrats ou d’ententes relatives, quels services ou produits ont été fournis, par qui, où les travaux ont été réalisés et qui a acquis les droits de propriété intellectuelle?
  • Comment les coûts du projet RS&DE sont séparés de ceux qui ne le sont pas?
  • Etc.

MEILLEURES PRATIQUES D’AFFAIRES

Il est donc essentiel d’établir les « Meilleures Pratiques d’Affaires » (MPA) pour documenter et établir les preuves qui serviront à bien appuyer votre projet RS&DE, en voici quelques unes :

  • Établir votre plan de réalisation dès le début du projet
  • Déterminer vos objectifs, les avancements de connaissances technologiques visés, les obstacles ou incertitudes technologiques que vous aurez à contourner ainsi que les travaux que vous souhaitez réaliser
  • Consigner le tout dans votre « Document de planification de projet »
  • Compléter des feuilles de temps détaillées incluant une brève description
  • Déterminer la liste des preuves nécessaires pour appuyer votre projet
  • Produire (en cours de projet) toutes les preuves déterminées comme essentielles

Afin d’aider les entreprises à identifier un projet RS&DE admissible, nous avons innover en créant un « Guide de Planification et Structure R&D » nommé le « GPS-R&DMC » qui sert également de « Document de planification de projet ».  Contactez-nous pour en savoir plus.

(c) Munger et associés Inc.

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4 commentaires sur « Documenter vos projets de RS&DE, un cauchemar ? »

  1. Très bon résumé de la question.
    De bons conseils pour une entreprise qui veut mener des projets de RS-DE plus efficaces.
    Félicitations!

  2. Patrice Parayre dit :

    Trés bonne présentation des crédits R&D.
    La perception des dirigeants pour les demandes de crédits d’impôts s’apparente souvent à une lourdeur administrative aprés la réalisation du projet.
    Si le projet est une réussite et qu’il rencontre ses objectifs financiers, on a tendance à considérer que les dépenses sont couvertes tel que prévu, et c’est satisfaisant. L’entreprise se prive ainsi volontairement d’une aide financière qui peut atteindre 65% des dépenses ! Cette aide pourrait permettre le démarrage d’autres projets innovants.
    À l’inverse, si le projet n’a pas atteint les résultats attendus, les entreprises ont tendance à assumer les dépenses comme un « mal nécessaire ». Là encore, le projet est probablement admissible et il permettrait à l’entreprise de minimiser l’impact financier.
    Les gouvernements veulent favoriser les projets innovants en offrant un soutien financier significatif. Alors soyons audacieux car il n’y a pas de secrets aujourd’hui comme hier : « Je n’ai pas échoué. J’ai simplement trouvé 10.000 solutions qui ne fonctionnent pas. » – Thomas Edison

  3. Olivier Thomas dit :

    Excellent résumé.
    Il démontre bien qu’il faut réfléchir à son projet avant de le débuter et de bien consigner l’information. Cette étape bien que souvant négligée est très importante dans le processus de gestion du projet et ultimement de réussite en plus d’apporter les justificatifs nécessaires à sa demande de crédit d’impôt RS&DE et d’autres sources de financement.

  4. Mathieu Norton-Poulin dit :

    Votre article résume bien la discipline nécessaire pour profiter des crédits d’impôts à RS&DE. Le demandes sont telles qu’on frôle la mauvaise foi.

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