Rien ne sert de courir, il faut partir à point…

par Isabelle Hébert

La méthodologie des « 5S » est particulièrement simple et efficace pour entreprendre une démarche d’amélioration continue et d’innovation, et ce, à tous les niveaux de l’entreprise. Elle permet entre autres de réaliser des gains au niveau de la productivité et de l’implication des employés, en plus d’améliorer l’image corporative de l’entreprise. Dans notre billet « Une bibitte à 5 pattes », nous avons décrit l’ensemble des avantages de ce type de démarche.

Pour bien réussir, cette méthodologie exige, au préalable, une bonne dose de réflexion. En effet, pour en retirer les pleins bénéfices et lui permettre de perdurer, il importe de se doter de solides fondations. Voyons comment y arriver.

Qui doit faire partie de l’équipe de projet?

L’équipe de projet a un double mandat. Elle doit servir de catalyseur à l’action, et ce, en plus de tenir un rôle d’intermédiaire essentiel entre les opérateurs et les actions planifiées.  Cette équipe doit compter des membres de tous les départements concernés et de tous les niveaux hiérarchiques. Elle doit aussi identifier un « champion » ou « porte-parole ».

À titre d’exemple, l’équipe de projet d’un département d’usinage pourrait être constituée d’un opérateur et de son contremaître. À ce noyau, pourrait s’ajouter un coordinateur de projet, le responsable de l’entretien ou tout autre poste relié à l’amélioration, en plus d’un spécialiste, interne ou externe, en méthodologie « 5S ».

Quelles valeurs voulons-nous communiquer en implantant la méthodologie « 5S »?

Très concrète, la méthodologie des « 5S » amène des résultats spectaculaires tout en contribuant à améliorer grandement la relation entre l’employé et son milieu de travail. En effet, une implantation réussie motive l’employé à constamment rechercher de nouveaux moyens d’améliorer davantage son poste de travail.

Il importe de formuler clairement, en peu de mots et d’une façon précise, la ligne directrice des valeurs importantes que nous voulons véhiculer à travers cette démarche.  La politique « 5S », et peut-être même un slogan, sert cet impératif.  La politique « 5S » devra comporter tout au plus 4 ou 5 lignes de texte, et devra être connue de tous.

Quels départements prioriser?

Il est recommandé de débuter par des départements plus petits, qui peuvent servir de vitrine pour la promotion du projet. L’image d’une réussite vaut mille mots!

La réalisation du projet «5S» devrait être divisée en plusieurs sous-projets qui, réalisés par étapes, produisent des résultats graduels et progressifs, ce qui, non seulement encourage les troupes, mais permet de définir l’ordre d’intervention dans les divers secteurs de l’entreprise.

Quel est l’échéancier global?

On observe rapidement les premiers résultats, à partir de ce moment, l’enthousiasme des employées monte en flèche. Chacun a soudainement hâte de se pencher sur son poste de travail. C’est pourquoi il faut un échéancier global.  Règle générale, il faut de 2 à 3 ans pour visiter l’ensemble de l’entreprise.

Quelles sont les ressources disponibles pour y arriver?

Le temps est souvent la ressource la plus importante. Les employés doivent être libérés de leurs responsabilités le temps de faire le nécessaire en guise de formation, de réunions d’équipe et de réalisation des plans d’action. Le temps que chacun doit consacrer à l’implantation «5S» devra être évalué de façon à ne pas interférer avec le quotidien.

Comment formuler les objectifs?

La mémoire est une faculté qui oublie.  Si nous voulons connaitre nos progrès et savoir si nous avons atteint nos objectifs, il faut les fixer dès le départ.  Des indicateurs de performance devront être sélectionnés et mesurés immédiatement.  Cela servira de point de référence à nos progrès!

Un exemple d’objectif pourrait être de réduire de 40% à 30% la surface de plancher encombrée.  Les objectifs doivent être formulés de façon claire et mesurable, sous forme de chiffres.

Une bonne réflexion préalable et de solides fondations permettent d’entamer le travail relatif aux 5 étapes de cette méthodologie. Dans des billets à venir, nous analyserons chacune de ces étapes.

À vos marques, prêts : partez!!